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退職代行業者からの連絡には対応すべき?対応の流れや注意点を解説

KiteLab 編集部
2024.02.02

退職代行業者から自社の従業員についての退職連絡が届いて、対応に悩んだことはありませんか。近年は退職代行業者の利用が増加しており、人事担当者であれば、退職代行業者の権限内容や連絡を受けた場合の対応方法について理解しておくべきでしょう。

そこで本記事では、退職代行業者の法的な位置付けを明らかにした上で、退職連絡に対する対応の流れや注意点について、詳しく解説します。

退職代行業者とは

退職代行業者とは、一般的に退職代行サービスを業として行う事業者のことをいいます。

退職代行サービスでは、従業員に代わって勤め先に退職の意思を伝え、退職に必要な手続きを行います。退職代行サービス自体は、退職代行業者の他に、弁護士や労働組合も行っています。

退職手続きは本来、従業員本人が行えば済む話です。

しかし、近年は会社から引き留めを受けたくないなどの理由から退職代行業者の利用が増加しており、退職代行業者の数もまた増加しています。

退職代行業者ができるのは意思表示の伝達のみ

退職代行業者の法的位置付けは使者

退職代行業者は、本人に代わって退職の意思表示を会社に伝えます。

法律上、本人に代わってその意思を伝えられるのは「代理人」と「使者」ですが、退職代行業者の法的性質は使者になります。

使者と代理人との主な違いは、意思表示の相手方(退職の場合は会社)と交渉できるか否かです。

代理人は交渉できますが、使者は本人が決定した意思表示の内容をそのまま相手に伝えることしかできず、交渉はできません。

退職代行業者では交渉はできない

退職代行業者のサービスが使者としての活動に限られるのは、弁護士法において、弁護士以外による法律事件に関する代理業務が禁止されているからです(同法72条)。

そのため、退職代行業者は、退職条件(退職日や残りの有給休暇の扱いなど)や未払い残業代などの法律事件について交渉することはできません。

交渉できるのは弁護士や労働組合

弁護士や労働組合が退職代行を行う場合、退職代行業者と異なり、退職条件や未払い残業代に関する交渉もできます。弁護士には法律事件に関する代理権があり、労働組合には組合員の労働条件について団体交渉権があるからです。

退職代行業者からの連絡にはどの程度対応すべきか

退職の連絡には誠実に対応しよう

前述のとおり、退職代行業者は、使者として本人の退職の意思表示を会社に伝えることができます。

そのため、退職代行業者からの連絡であっても、本人の意思に基づく限り誠実に対応しなければなりません。

たとえば、対象の従業員が無期雇用の場合、退職の意思表示から2週間の経過により効力が発生します(民法627条1項)。これは、退職代行業者からの連絡であっても同じです。

そのため、退職代行業者からの連絡を無視して2週間が経過すると、従業員との雇用関係が失われてしまいます。

雇用関係が解消されてしまうと、引き継ぎなどの協力を求めることも難しくなりますので、本人による退職の申出と同様に誠実に対応しましょう。

退職代行業者からの交渉に応じる必要はない

退職代行業者が退職条件について交渉してきた場合、これに応じる必要はありません。前述のとおり、退職代行業者は交渉権限を有していないからです。

たとえば、退職日や未払い残業代の支払いなどについて、退職代行業者から交渉を持ち掛けられる場合がありますが、いずれも応じる必要はありません。

本人に直接連絡する旨回答した上で、本人と交渉するべきでしょう。

本人に直接連絡することは可能だが避けるべき

退職代行業者から退職の連絡を受ける際、本人に直接連絡をとらないように求められる場合がありますが、応じる必要はありません。退職代行業者に本人への連絡を禁止する権限はないからです。

しかし、そもそも退職代行を利用するまでに至った経緯を考えれば、会社から本人に直接連絡しても、まともな返事が得られる可能性は低いかもしれません。

そのため、以下のように本人に直接連絡する必要がある場合を除き、退職代行業者を介してやりとりした方がスムーズに手続きが進むでしょう。

  • 委任状の不備など本人の意思表示かどうかに疑義がある場合
  • 退職代行業者に連絡しても手続きが進まない場合
  • 業者が退職に関して交渉してきた場合

退職代行業者から退職の意思表示を受けた場合、どのように対応すべきか

本人の意思かどうか確認する

まずは、退職の意思表示が本当に本人の意思に基づくものかどうかを確認する必要があります。

具体的には、本人が退職代行業者に提出した委任状や印鑑登録証明書のコピーの提供を求めましょう。

本人の署名や押印、退職の手続きを委任していること(委任事項の記載)が確認できれば、本人からの申出と同様に扱って問題ありません。

確認が難しい場合は、本人の作成した退職届などの提出を求めて、本人の退職意思を改めて確認する必要があるでしょう。

退職を受け入れるか検討し、回答する

次に退職の申出を受け入れるかどうか検討し、退職代行業者に回答します。

ア 無期雇用の場合

すでに述べたとおり、退職の連絡を受けてから2週間が経過することで、退職の効力が発生します(民法627条1項)。

この条項は強行規定との理解が一般的であり、仮に就業規則などで「退職の1ヶ月前に通知が必要」と定めていても、民法の規定が優先するのです。

そのため、基本的には退職を受け入れざるを得ない場合が多いでしょう。

イ 有期雇用の場合

有期雇用者の期間途中の退職の場合、病気などの「やむを得ない事由」がある場合を除き、会社の承諾が必要となります(民法628条)。

そのため、退職理由によっては、退職の申出に応じないという選択もできます。

退職日と退職までの扱いを検討する

退職日の申出がある場合も、これを受け入れるかどうか検討します。

無期雇用の場合、法律上は連絡を受けてから2週間経過した日が退職日となりますので、それ以外の申出に応じる必要はありません。

退職日が決まれば、退職までの処遇を検討します。

残っている有給休暇について利用の申出があれば、認めざるを得ないでしょう。

退職代行業者を使うような場合は退職日まで通常出勤しないため、有給休暇が残っていなければ、退職日までは欠勤扱いとなります。この場合、ノーワークノーペイの原則から欠勤中の給与を支払う必要はありません。

貸与物や残置物の処理を行う

従業員への貸与物がある場合、会社への返還を求める必要があります。

【貸与物の例】

社員証・社章、入館証・執務室の鍵、名刺、業務用PC・携帯電話、業務上の資料、健康保険証

基本的には退職代行業者を通じて返還を求めて問題ありませんが、会社の機密情報が含まれるような場合は本人に直接連絡した方がよいでしょう。

また、社内に本人の私物が残置されている場合も、退職代行業者を通じて返却することになります。

退職時の社内手続きを実施する

従業員が退職する際に必要な社内手続きがあれば併せて実施します。一般的には以下のような手続きがあります。

  • 競業避止や秘密保持の誓約書の徴求
  • 社会保険(健康保険・厚生年金)や雇用保険の資格喪失などの手続き、住民税の徴収方法の決定手続き
  • 源泉徴収票の交付

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