入社時においては、社会保険や給与支払いなど、様々な手続きのために書類の提出が求められます。法律上の手続きのために提出が求められている書類から、会社が任意で提出を求めている書類まで、その種類も様々となっています。 当記事では、入社手続きにおいて必要となる書類について、種類と内容の解説を行っています。是非参考にして、入社時におけるトラブルを未然に防止してください。

必要となる書類の種類

入社時に必要となる書類には、多くの会社で共通して提出を求められる書類と、会社によって対応が異なる提出書類に大別可能です。多くの会社で共通して提出が求められる書類は、次のようなものが挙げられます。

• 雇用契約書
• 年金手帳
• 雇用保険被保険者証
• 源泉徴収票
• 扶養控除等申告書
• 健康保険被扶養者異動届
• 給与振込届出書
• マイナンバーが確認できる書類
• 健康診断書

また、会社によって提出が必要となる書類には、次のようなものが挙げられます。

• 入社誓約書
• 身元保証書
• 卒業証書
• 資格を証する書面
• 住民票記載事項証明書

なお便宜上本記事では、共通して提出が必要となる書類を「共通書類」、会社によって提出が必要となる書類を「任意書類」と呼称します。各々の内容については、次項から詳しく解説していきます。

共通書類

本項では、多くの会社で提出が求められる共通書類についての解説を行います。共通書類は、社会保険手続きや給与支払いなどに必要となる書類が多くなっています。そのため、どの会社でも基本的に提出が必要です。

雇用契約書

会社で働くうえでは、雇用契約を締結することが必要です。雇用契約は、正社員や契約社員、パート、アルバイトといった雇用形態を問わず必要となります。

また、原則として契約の締結に様式の定めはなく、口頭での契約であっても構いません。そのため、契約書を作成しないことも自由です。しかし、契約を書面という形で残し、労使双方が保管することで、後のトラブルを防ぐことにつながります。

契約が口頭でも成立する以上、雇用契約書の作成は義務ではありません。しかし、実際には雇用契約書を作成交付し、入社時に提出を求める会社が多くなっています。

年金手帳

年金手帳は、厚生年金保険の手続きにおいて必要となる書類です。厚生年金保険は、会社の規模や業種によっては、加入しない場合もあります。しかし、法人であれば原則として加入が必要となるため、多くの会社では提出を求めています。

また、2022年4月以降において、年金手帳は新規発行されません。そのため、所持していない場合には代わりとなる基礎年金番号通知書を提出することになります。ただし、マイナンバーを用いて手続きを行う場合であれば、年金手帳や基礎年金番号通知書は不要です。

雇用保険被保険者証

雇用保険被保険者証は、雇用保険への加入を証明する書面です。雇用保険へ加入している場合に発行される書面であるため、新卒での入社であれば、基本として雇用保険被保険者証は所持していません。そのため、中途採用など新卒採用以外の場面で必要となります。

源泉徴収票

源泉徴収票は、年末調整の手続きにおいて必要となる書類です。また、源泉徴収票は、退職の際に受け取る書類となっています。そのため、こちらも雇用保険被保険者証と同様に新卒採用以外で必要となります。ただし、新卒社員がアルバイト等で給与を受けていた場合もあり、その場合はアルバイト先等から受け取った源泉徴収票を提出することが必要です。

扶養控除等申告書

扶養控除等申告書は、所得税を算出する区分の決定に必要な書類となっています。扶養親族がいる場合は、もちろんですが、扶養親族がいない場合であっても提出することが必要です。提出がない場合には、高い税率が適用され、年末調整もできなくなるため、忘れずに提出してもらいましょう。

健康保険被扶養者異動届

健康保険被扶養者異動届は、健康保険の手続きに必要となる書類です。扶養控除等申告書とは異なり、配偶者や子供など被扶養者がいる場合にのみ提出が必要となります。そのため、入社する社員全員から提出してもらう必要はありません。しかし、被扶養者がいる場合には、手続き上の必要から提出が必要です。

給与振込届出書

労働基準法においては、給与の手渡しを原則としています。しかし、多くの会社では銀行振込を給与支払いの方法として選択しているため、給与振込届出書の提出が必要です。給与の支払い方法として、手渡しを選択する会社は少なく、ほぼすべての会社で提出を求められるでしょう。

マイナンバーが確認できる書類

現在会社における様々な手続きで、マイナンバーを記載することが求められています。健康保険や厚生年金保険、雇用保険といった社会保険の手続きが記載を求められる代表例です。

また、マイナンバーは、年末調整時にも必要であり、被扶養者がいる場合には、被扶養者である家族のマイナンバーも必要となります。そのため、入社時においてマイナンバーの確認できるマイナンバーカードや通知カード、住民票などの提出を求めることが一般的です。

健康診断書

会社での健康診断と聞くと、年1回の定期健康診断を思い浮かべる方も多いでしょう。しかし、労働安全衛生法は、定期健康診断の他に、雇い入れ時の健康診断の実施も義務付けています。

雇い入れ時の健康診断は、原則すべての社員を対象としているため、健康診断書の提出は多くの会社で必須となっています。ただし、前回の受診から3か月を経過していない場合には、前回の健康診断書の提出に代えることも可能です。

任意書類

会社によって提出の対応が異なる任意書類は、社員となる者の意思確認や身元の保証をする書面が多くなっています。また、従事する業務によっては、一定の資格を証する書面の提出を求める会社も存在します。

入社誓約書

既に述べた通り、会社で働くには、雇用契約の締結が必要です。また、労使双方が合意さえすれば、契約自体は有効に成立します。そのため、通常それ以上の手続きは必要ありません。

しかし、会社によっては、社員となる者に対して、会社の方針や入社後の注意点、秘密保持などについて記載した書面を交付する場合があります。書面に記載された事項について、確かに了承したと誓約してもらうことで、後のトラブルを防ぐことが目的です。

一般的にこのような書類は、入社誓約書や入社承諾書と呼ばれています。会社によっては、誓約書の提出を内定の条件としている場合もありますが、提出が法で義務付けられているわけではありません。そのため、誓約書をどのような扱いとするかは会社によって異なっています。

身元保証書

身元保証書は、社員となる者が、会社に損害を与えた場合に連帯して賠償責任を負う旨を保証人との間で約束する書面です。また、保証人の印鑑証明書の提出を併せて求める会社も存在します。

2020年の民法改正により、身元保証書を作成する際には、賠償額の上限（極度額）を定めることが求められています。ただし、身元保証書自体の作成は、法の要請ではないため、提出を求めるかは会社によって異なります。

卒業証書

会社によっては、大学や高校の卒業証書の提出を求める場合があります。主に新卒採用において、提出を求められる書類です。ただし、中途採用において提出を求める会社もあります。新卒採用の場合には、卒業証書ではなく、卒業見込証明書を提出することが一般的でしょう。

資格を証する書面

看護師など働くうえで資格が必須の場合には、必要となる資格を証する書面の提出を求めることがあります。採用条件に一定以上の英語能力を挙げている場合には、TOEICの点数を証する書面などの提出が求められることもあるでしょう。また、資格手当の支給で必要とされる場合もあります。

住民票記載事項証明書

会社は、社員の氏名や生年月日などを記載した労働者名簿を作成する義務があります。そのため作成に必要な情報を得るために、住民票記載事項証明書の提出が求められる場合もあります。

住民票の写しの提出を求めることもありますが、必要となる情報だけを抜き出した住民票記載事項証明書の提出を求めることが一般的です。

就業規則への記載

就業規則には、始終業の時刻や賃金など、絶対的必要記載事項と、退職手当や職業訓練など、定めがある場合に記載する相対的必要記載事項が存在します。また、絶対的必要記載事項や相対的必要記載事項の他に、企業理念など、任意の事項を記載することも可能です。

そのため、入社時の提出書類についても就業規則に定めを置くことが可能です。記載することが必要とされる事項ではありませんが、記載することで、提出時のトラブルを防ぐことにつながります。入社時の手続きとともに、提出書類についても就業規則に記載しておくと良いでしょう。

まとめ

入社時には、社会保険への加入など様々な手続きを行う必要があります。手続きに必要とされる書類の種類も多く、会社によって対応の異なる書類も存在します。

当記事では、入社時に必要となる書類について、種類とその内容について解説を行ってきました。いずれも理由があって提出を求める重要な書類であるため、当記事を参考に提出漏れなどのトラブルを未然に防いでください。